De kosten van je vloot beperken? Alleen de wagen vertelt de waarheid

Opiniestuk van Paul Verkinderen, sales director International Accounts bij Targa Telematics

In de meeste organisaties neemt het wagenpark een grote hap uit het budget. Zeker nu veel bedrijven op zoek zijn naar manieren om kosten te besparen, is efficiënt beheer van de vloot dan ook cruciaal. Vlootbeheerders die nog steeds met basisinformatie in een Excelsheet werken, laten een enorme opportuniteit liggen. Dankzij realtime voertuigdata kunnen ze immers veel meer inzichten verzamelen. Alleen de wagen vertelt de waarheid.

Het dashboard van een moderne wagen toont heel wat interessante informatie. Maar zolang enkel de bestuurder in de wagen deze info ziet, kan je er als vlootbeheerder weinig mee doen. Vooral nu wagens steeds meer geconnecteerd zijn, laten bedrijven veel waardevolle inzichten onbenut.

Als je het gebruik van de voertuigen in je organisatie opvolgt, zal je bijvoorbeeld versteld staan van hoe weinig sommige wagens rijden. In een vloot met tien tot twintig wagens kan je zoiets gemakkelijk opmerken, maar in een wagenpark met honderden voertuigen ligt dat natuurlijk anders.

Stilstaande wagens spotten

Het is verrassend hoe vaak wagens in grote vloten stilstaan, simpelweg omdat de bestuurder niet meer in het bedrijf werkt. Soms is het natuurlijk duur om een wagen vroegtijdig terug te brengen en het contract stop te zetten. Dan kan je beslissen om het voertuig in kwestie bijvoorbeeld aan te bieden in het kader van carsharing. Maar als blijkt dat een wagen maar vijftig kilometer per maand rijdt, is het misschien toch een goed idee om het voertuig uit de vloot te halen.

Of stel dat iemand een contract heeft voor 20.000 kilometer per jaar, maar die persoon werkt vaak van thuis en haalt zo slechts 5.000 kilometer per jaar. Hoewel je het verschil op het einde van de leasetermijn terugkrijgt, moet je op voorhand een grote som geld betalen. Dus kan je beter met de leasemaatschappij onderhandelen om het contract in lijn te brengen met het reële gebruik. Door de afgelegde kilometers nauwgezet te volgen, zullen de kosten van de vloot aanzienlijk dalen.

Rijgedrag bijsturen en consumptie opvolgen

Het loont ook om data afkomstig van de wagen te combineren met andere gegevens. Denk aan de consumptie, ofwel het energieverbruik. Consumptie is doorgaans sterk verbonden met rijgedrag. Als blijkt dat een wagen 28 kWh per honderd kilometer verbruikt, dan zegt dat op zich niet zoveel. Maar als je meerdere wagens van hetzelfde model in je vloot hebt rondrijden en andere wagens verbruiken gemiddeld maar 18 kWh per honderd kilometer, dan weet je dat er iets niet klopt. In dat geval zou je de bestuurder kunnen begeleiden om zuiniger te rijden.

Hetzelfde geldt voor het gebruik van laadpalen. Organisaties die medewerkers de optie aanbieden om thuis een laadpaal te installeren en de verbruikte elektriciteit terugbetalen, willen natuurlijk zeker zijn dat enkel de wagen uit de vloot deze lader gebruikt. Als ook buren, familie en vrienden komen laden, dan zullen de kosten hoog oplopen.

Om een correct beeld van de laadsessies te krijgen, moeten bedrijven de consumptie van de laadpaal vergelijken met data die weergeeft hoeveel de wagen geladen heeft. Of nagaan of de wagen daadwerkelijk aan de laadpaal was aangesloten op de tijdstippen waarop het laadstation gebruikt is.

Concrete acties, minder kosten

Nog een voorbeeld van een situatie waarin data belangrijk kan zijn, is onderhoud. Een elektrische wagen heeft minder onderhoud nodig, omdat er geen verbrandingsmotor onder de motorkap zit. Maar dat betekent niet dat deze wagens niet in de garage langs hoeven te gaan. Zonder tijdig onderhoud kan de garantie van het voertuig vervallen. Of als blijkt dat iemand heel sportief rijdt, dan gaan de banden sneller verslijten en is het in het kader van veiligheid belangrijk dat die wagen op tijd een onderhoudsbeurt krijgt. Ook dat moet een vlootbeheerder efficiënt kunnen opvolgen.

Enkel data bekijken is niet genoeg. Fleetmanagers zien vaak grote hoeveelheden ruwe data waar ze weinig raad mee weten. Telematicasystemen maken het mogelijk om data te combineren en zo tot actiegerichte inzichten te komen. Ze zorgen ervoor dat vlootbeheerders de juiste data kiezen en vertalen naar optimalisaties op maat van hun sector of behoeften. Ze zetten deze inzichten om in advies en oplossingen die helpen om het beleid te sturen en betere beslissingen te nemen. Geen Excelbestanden meer, maar duidelijke aanbevelingen en concrete acties.

Van het aanpassen van laadvergoedingen en het heroriënteren van stilstaande wagens binnen de vloot, tot het coachen van bestuurders met een hoge consumptie en het afstemmen van het leasecontract op het reële gebruik: telematicadata en -systemen zorgen voor betere beslissingen die de efficiëntie van het wagenpark verhogen en de kosten voor de organisatie sterk verlagen. De data zijn beschikbaar, maar worden nog te weinig of niet benut, waardoor vlootbeheerders niet altijd met de juiste inzichten werken. Op het einde van de rit vertelt enkel de wagen de waarheid.