Les cartes carburant et la gestion des coûts de carburant

En matière de gestion et de contrôle des coûts de carburant, la carte carburant constitue un outil précieux. Toutes les opérations de ravitaillement en carburant sont enregistrées et les aperçus qui en résultent peuvent constituer la première étape vers une réduction des coûts de carburant et la recherche d'économies supplémentaires.

Un suivi attentif des opérations de ravitaillement en carburant réduit le risque de fraude. La pratique nous apprend que les cartes carburant - et l'intégration de la gestion numérique de ces cartes - permettent de rapidement cibler les cas de fraude au carburant. Mais cette carte offre également d'autres avantages. Tant dans le domaine de la sécurité que dans celui du temps administratif et donc de l'optimisation de coûts.

Un outil pratique

L'utilisation des cartes de carburant garantit que toutes les transactions sont enregistrées. Ces enregistrements constituent une base intéressante pour réduire les coûts de carburant. Les rapports de transaction sont accessibles à des fins de contrôle et contribuent à réduire le risque d'abus de carburant. Des mesures supplémentaires peuvent également être prises pour éliminer les abus. Les cartes sont souvent liées aux plaques d'immatriculation du véhicule. Lors du paiement à la station-service, le numéro de la carte doit correspondre à la plaque d'immatriculation du véhicule.

Ou bien, lors du ravitaillement en carburant, il faut saisir le kilométrage du véhicule correspondant à la carte de carburant. En cas d'écart, le gestionnaire de la flotte peut être alerté. Afin de limiter l'abus de carburant, des limites de carburant peuvent être fixées par jour, semaine ou mois. Il est également possible de convenir à l'avance des jours où la carte de carburant ne peut pas être utilisée. C'est sur la base des rapports détaillés de toutes les transactions qu'il est possible de déterminer rapidement quels véhicules ou quels conducteurs ont des chiffres de consommation anormalement élevés par rapport aux autres véhicules ou conducteurs.

Contrôle budgétaire

En principe, une carte de carburant ne peut être utilisée que pour acheter du carburant. À cet égard, elle se distingue d'une carte de crédit au nom d'une entreprise. Toutefois, selon le type de carte carburant, des restrictions supplémentaires peuvent s'appliquer en matière d'achat. Pour les lubrifiants, l'AdBlue, le liquide d'essuie-glace, etc. Comme les cartes font l'objet d'une facturation hebdomadaire, les coûts des entreprises liés à la mobilité restent plus faciles à gérer et à contrôler. Toutes les transactions liées au carburant, aux péages ou à l'huile peuvent être contrôlées d'un coup d'œil. Les problèmes de perte de reçus de carburant ou de transactions non enregistrées sont évités.

Gestion numérisée

Les cartes de carburant, combinées à une gestion numérisée, permettent d'obtenir un aperçu clair et précis de la consommation actuelle de carburant et des autres dépenses liées au parc automobile. Cela peut également aider à établir des prévisions budgétaires, car on utilise les coûts réels de carburant les plus récents et les plus précis. Ce qui rend les prévisions budgétaires à long terme plus précises. Des rapports détaillés sur les réservoirs de chaque véhicule de la flotte révéleront immédiatement des chiffres de consommation excessivement élevés. Pourquoi ce véhicule ou ce conducteur particulier consomme-t-il en moyenne sensiblement plus de carburant que les autres? Est-ce imputable à des défauts techniques? Ou bien à un style de conduite moins efficace? Dans tous les cas, des mesures peuvent être prises immédiatement, ce qui permet de réaliser rapidement des économies de carburant.

Économie de coûts

Les cartes de carburant réduisent les coûts administratifs, car elles impliquent d'office un traitement et un contrôle simplifiés des dépenses de carburant. En effet, la gestion manuelle des frais de carburant selon les méthodes classiques de paiement et de recouvrement prend beaucoup de temps et connaît une forte marge d'erreur. Non seulement pour l'administration de suivi, mais aussi pour l'employé/conducteur qui a payé le plein d'essence et qui a dû récupérer et transmettre les preuves par la suite. L'introduction de la carte carburant a permis de mettre en place une méthode de contrôle adéquate, sûre, pratique et plus précise - et donc moins coûteuse. Avec les cartes de carburant, toutes les transactions sont enregistrées immédiatement, peuvent être suivies en ligne si nécessaire, et peuvent ensuite être facturées sur une base hebdomadaire. Il existe également des fournisseurs de cartes de carburant qui offrent - si vous le souhaitez - un accès illimité aux factures passées.

Il existait également des activités qui prenaient beaucoup de temps pour l'administration chargée du suivi si le paiement et les demandes relatives au chapitre TVA devaient être traités selon les méthodes classiques. Ici aussi, la carte de carburant offre une solution qui permet de gagner du temps. Le système de gestion de la carte facture de manière concise et détaillée toutes les transactions professionnelles relatives au carburant. Ceci sur une facture claire qui permet de régler la récupération de la TVA. Grâce à la carte carburant, les frais de carburant ne doivent plus être remboursés aux employés/chauffeurs.

Une carte carburant qui donne accès à un 'outil de localisation de station' via une application permet aussi de gagner pas mal de temps. Comprenez : une planification efficace des itinéraires, avec tous les détails (prix du carburant) des stations d'essence situées à proximité de l'itinéraire choisi. Le guidage routier vers ces stations-service tient compte des informations sur le trafic en temps réel et des déviations possibles dues aux embouteillages après un accident ou des travaux routiers. Cela permet de gagner du temps lors de la recherche d'une station-service. La gestion des cartes carburant en ligne peut également être connectée à Internet. Cela permet au gestionnaire de la flotte, via son téléphone portable ou son iPad, de contrôler le comportement en matière de ravitaillement et les coûts de carburant de la flotte à tout moment et en tout lieu.

Carte de carburant tout en un

Les cartes de réservoir sont donc un outil sûr pour faire le plein de carburant à tout moment et en tout lieu. Grâce à la gestion de ces cartes, elles contribuent également au contrôle budgétaire, à la réduction des coûts administratifs et permettent de réaliser de belles économies. À bien des égards, elles peuvent donc être utiles aux professionnels indépendants, aux PME, aux grandes flottes ou aux entreprises de transport dans leur stratégie de mobilité.

Certaines cartes de carburant fournissent non seulement des installations de ravitaillement mais aussi des services supplémentaires. Il s'agit notamment des cartes de carburant qui sont acceptées par plusieurs marques de carburant en Belgique et dans toute l'Europe et dont l'utilisation peut entraîner des réductions sur les prix officiels des carburants. (Certains) Les cartes de carburant peuvent également être utilisées comme moyen de paiement dans les installations de lavage de voitures. Ces transactions apparaissent alors automatiquement sur la facture périodique. De cette façon, le suivi et l'administration du nettoyage des véhicules sont réduits au minimum. Il en va de même pour les cartes de carburant associées à des badges de péage intégrés ou qui permettent de gérer les frais de stationnement.

Cartes carburant et véhicules de remplacement

Les cartes carburant ne se limitent plus à faire le plein d'essence et/ou de diesel. Faire le plein de GPL et de GNC compte également parmi les possibilités (supplémentaires). Même pour faire le plein de GNL (gaz naturel liquéfié) - un carburant encore spécifiquement destiné au secteur des transports - les options de ravitaillement font actuellement l'objet de négociations. Et maintenant que le nombre de stations GNL (également dans le Benelux) augmente, surtout le long des grands axes internationaux. Il est évident que l'électrification croissante des voitures va stimuler l'utilisation de cartes de recharge en plus des cartes carburant.

Prix fixes hebdomadaires ou prix journaliers à la pompe

Les deux principaux tarifs qui s'appliquent lors d'un remplissage avec une carte de carburant sont déterminés par un prix hebdomadaire fixe ou par le prix en vigueur le jour-même à la pompe. La carte la plus avantageuse dépend des besoins professionnels spécifiques de l'entreprise.

Lorsque l'on fait le plein avec des cartes émises selon le principe du prix à la pompe, on tient compte des fluctuations quotidiennes des prix des carburants sur le marché. Comme les stations-service n'appliquent pas partout le même prix journalier, les coûts du ravitaillement le même jour peuvent encore varier. Cela dépend de la station-service où les conducteurs font le plein. Un avantage de la carte de carburant avec prix déterminé à la pompe est la large couverture du réseau, car la plupart des stations-service acceptent ce type de carte.

Avec une carte de carburant selon le principe du prix fixe (hebdomadaire), le cours appliqué par le fournisseur détermine le prix du carburant. Ces prix évolutent d'une semaine à l'autre. Quelle que soit la variation du prix durant cette semaine, le prix du carburant reste le même. Les cartes de carburant à prix fixe sont intéressantes pour les entreprises de transport ayant des camions, de grandes flottes et toutes les entreprises qui accumulent énormément de kilomètres de manière professionnelle. C'est également l'une des raisons pour lesquelles les stations-service acceptant ce type de carte sont principalement situées le long - ou à proximité - des principaux axes routiers.

Comparer les cartes carburant

Les cartes carburant se déclinent en de très nombreuses versions. Pas toujours simple, donc, de choisir la carte la plus adaptée à une entreprise (et la gestion de la carte carburant correspondante). Quelles sont nos certitudes? Que la carte de carburant est un premier pas vers la possibilité de suivre de près les économies réalisées sur les coûts de carburant. Qu'elle permet de réduire au minimum les coûts administratifs pour la surveillance du comportement de ravitaillement en carburant. Que la gestion numérisée des cartes de carburant est également un outil pratique pour cibler et limiter les éventuels abus. Et que la carte de carburant doit donc être considérée principalement comme un outil sûr et simple pour gérer et contrôler de manière adéquate les coûts élevés du carburant d'un parc automobile.

Avec autant de types de cartes carburant sur le marché, il est en effet difficile de choisir celle qui conviendra le mieux à telle ou telle entreprise. N'hésitez pas à vous tourner vers les outils de comparaison en ligne pour faciliter votre choix.