Slim fluid management voor meer efficiëntie in de werkplaats

Digitale oplossingen ondersteunen garagehouder

Fluid management is het slim beheren van alle soorten vloeistoffen die in een garage worden gebruikt. Dagelijks of incidenteel. Het belang van een goed fluid management wordt steeds groter omdat het aantal verschillende vloeistoffen dat een gemiddelde garage hanteert zich steeds verder uitbreidt. De markt speelt hierop in met diverse fysieke en digitale oplossingen voor de opslag, het gebruik en het beheer van de voorraad vloeistoffen. Voordelen liggen in een kleinere kans op fouten of ‘misgrijpen’, wat uiteindelijk de efficiëntie van werken en de klantentevredenheid ten goede komt.

Garagehouders hebben in de huidige tijd te maken met heel wat meer vloeistoffen dan vroeger. Variërend van olie voor de motor en versnellingsbak tot aan rem- en koelvloeistoffen en eventueel ook vloeistoffen als AdBlue, smeermiddelen, ruitensproeiervloeistof of reinigingsvloeistoffen. Vooral bij oliën en smeermiddelen doet zich het fenomeen voor dat iedere fabrikant zijn eigen vloeistoffen voorschrijft en dat het afwijken daarvan gevolgen kan hebben voor garanties.

Chaos of overzicht?

Nu is het natuurlijk prettig wanneer afzonderlijke vloeistoffen bijdragen aan de beste prestaties van een auto, maar het leidt voor de garagehouder tot extra uitdagingen op het gebied van onder meer opslag en logistiek. Op welke manier houd je overzicht in het magazijn, hoe voorkom je dat medewerkers misgrijpen omdat één bepaalde vloeistof van de tientallen ‘op’ is of dat medewerkers verkeerde producten gebruiken omdat de diversiteit hen boven het hoofd groeit? Het antwoord ligt in fluid management: een totaaloplossing van hard- en software waarmee alle vloeistoffen in een werkplaats gestructureerd zijn te organiseren, op te slaan, te monitoren en te verbruiken.

Fluid management wordt pas een molensteen als je het negeert – met de juiste aandacht wordt het een troef

Fluid management begint in alle gevallen met een goede analyse van de huidige en gewenste situatie: wat heeft een garage nodig en wat is er standaard beschikbaar? Olieleveranciers kunnen daarbij ondersteunen door bijvoorbeeld een analyse te maken van het wagenpark en vervolgens gezamenlijk te bepalen wat het optimale assortiment moet zijn, de voorraadniveaus en de meest ideale verpakkingsvorm. Tevens is te kijken naar welke producten eventueel te vervangen zijn door een multi-purpose-product waardoor het aantal varianten op voorraad kan worden gereduceerd. Zogenaamde kentekenmodules kunnen daarbij behulpzaam zijn door op basis van kenteken op te zoeken wat de juiste olie voor het voertuig moet zijn.

Hardware

Is de analyse eenmaal gemaakt, dan is het noodzakelijk daar de juiste hard- en software bij te bepalen. Qua hardware worden veelal opstellingen gebruikt waarin verschillende soorten vloeistoffen worden geplaatst. Bijvoorbeeld 9, 12 of 16 vloeistoffen die het meest worden gebruikt in de werkplaats. Dit kunnen metalen of kunststof containers zijn die veelal voorzien zijn van een ontluchtingsventiel om het aftappen te vereenvoudigen. Populair zijn ook de bag-in-box-verpakkingen waarbij de olie is ondergebracht in een zak (flexibel) en in een doos is geplaatst.

Een voordeel van de bag-in-box-systemen is het feit dat de binnenzak eenvoudig uit de doos is te halen wanneer de verpakking leeg is. De zak is op de juiste wijze af te voeren en de doos kan bij het oud papier. Daarnaast zijn er geen ontluchtingsventielen nodig omdat de zak in elkaar krimpt, wat tevens voorkomt dat er (vuile) omgevingslucht bij de olie komt. Bag-in-box is tot slot een ruimtebesparende oplossing met betrekking tot ‘afval’ ten opzichte van plastic vaatjes van 20-liter- en 5-literbussen.

Veelal is er ook ruimte in deze stellingen om oliekannen te plaatsen die door een beperkte inhoud handzaam in gebruik zijn. Om vergissingen te voorkomen is het mogelijk kleurcoderingen toe te passen waarbij de kleur van de kan correspondeert met (bijvoorbeeld) de afsluiting van de container. Wanneer de kleuren eventueel ook worden doorgetrokken naar een indicatie van het onderdeel van de auto zelf – zeker wanneer een auto ‘vast’ in onderhoud is – kunnen monteurs nog eenvoudiger het juiste product pakken tijdens het onderhoud. Een voorbeeld is te zien in onderstaande figuur. Hier is gebruik gemaakt van tekst maar de kleur van het kader kan ook corresponderen met de kleur van de tankafsluiting.

Naast de meest gebruikte vloeistoffen, die samen zo’n 90% van de behoefte dekken, kan het zinvol zijn om van de overige producten telkens een verpakking van 5 liter op voorraad te houden. Zo kan het resterende product na een onderhoudsbeurt eenvoudig worden meegegeven aan de klant, zodat die bij een eventuele tussentijdse bijvulling het juiste middel kan gebruiken. Dit voorkomt dat kleine restanten blijven rondslingeren in het magazijn en uiteindelijk ongebruikt of verkeerd toegepast worden. Ook het risico dat restjes worden aangewend om een tekort aan een andere vloeistof op te vullen – met alle mogelijke gevolgen van dien – wordt op die manier uitgesloten.

Kennis bij medewerkers over juist vloeistoffengebruik bepaalt voor de helft het succes van fluid management

Tot slot rekenen we tot de hardware ook sensoren die aangeven hoeveel vloeistof er nog in een tank aanwezig is. Een eenvoudige versie geeft aan wanneer de inhoud onder een bepaald niveau zakt en wat aanleiding geeft tot een nieuwe bestelling. De meting kan ook direct leiden tot een berichtje naar de toeleverancier die een nieuwe levering dan meeneemt in zijn planning. Een meer geavanceerd meetsysteem kan aangeven hoeveel vloeistof zich nog precies in de tank bevindt.

Software

Tot zover eigenlijk niet heel veel nieuws onder de zon. Waar ontwikkelingen sneller gaan, is op het vlak van automatisering en software. Veel garages maken gebruik van software waarin alle voertuigen geregistreerd staan die zij in onderhoud hebben. Een deel hiervan benut echter (lang) niet alle mogelijkheden. Het gebruik beperkt zich dan tot het koppelen van de juiste vloeistoffen aan de betreffende auto en het bijhouden van de onderhoudsbeurten. Extra waarde krijgt zo’n programma wanneer de verbruikshoeveelheden worden geanalyseerd waardoor snel duidelijk wordt wat de hardlopers en wat de exoten zijn.

Verder zijn deze programma’s geschikt om de voorraad bij te houden. Wat is er beschikbaar, waar moet besteld worden? Welke vloeistof staat er nog maar is inmiddels over datum? Slimme software helpt met de analyse van dit soort vraagstukken terwijl sensoren kunnen ondersteunen bij het tijdig vaststellen van een ondergrens die leidt tot een nieuwe bestelling. Dit is zeker bruikbaar bij bulktanks waar het lastiger is om in de gaten te houden wanneer de tank leeg dreigt te raken.

Inmiddels zijn hiervoor ook geavanceerde monitoringsystemen ontwikkeld die gebruik maken van kunstmatige intelligentie om het verbruik van smeermiddelen nauwkeurig op te volgen. Een dergelijke tracker geeft garages en distributeurs realtime inzicht in hun smeermiddelvoorraden via een verbonden sensor en mobiele app waardoor stocktekorten én overstock zijn te voorkomen. Distributeurs krijgen door deze systemen beter inzicht in de markt en kunnen leveringen strategischer plannen.

Het is zelfs mogelijk het hele fluid management uit te besteden aan de olieleverancier. Deze houdt bij wanneer bepaalde voorraad moet worden aangevuld maar ondersteunt tevens via slimme software of AI door advies te geven over verpakkingsgrootte, opslag en eventueel de planning.

Met medewerking van Champion, Den Hartog, Eurol, ITW AAME / Wynn’s, Jarski, Liqui Moly en Xenum

Tips en waarschuwingen uit de praktijk:
• Doe nooit concessies aan de kwaliteit van je producten.
• Plan vroegtijdig de auto van de klant in; dan is vooraf te bekijken of er voldoende van de juiste vloeistof op voorraad is.
• Voorraadhoudende garages: hanteer het fifo-systeem (first-in first-out).
• Zorg voor een goede opslag binnen waar vloeistoffen niet blootstaan aan felle zonstraling of hoge temperaturen.
• Zorg voor de juiste aanduiding op producten. Enkel productnamen zijn soms niet genoeg.
• Zorg ervoor dat niet alleen monteurs, maar al het personeel op de hoogte is van de werkwijzen.
• Wees nooit afhankelijk van één persoon voor één taak. Inkopers dienen ook productkennis te hebben en een monteur zou ook moeten weten waar ze producten kunnen afroepen als ze die nodig hebben.
• Zorg voor de juiste beschermingsmiddelen (PBM’s) voor medewerkers.
• Wees bewust van het feit dat sommige fabrikanten wisselen in aanbevelingen en specificaties zonder uitgebreid te communiceren. Bij twijfel: raadpleeg alle hulpmiddelen of neem contact op met de vertegenwoordiger of technische support.