Wie heeft er niet een keer een kast of een ander meubelstuk gekocht bij die grote Zweedse meubelmaker? Zo'n handig pakket om thuis zelf in elkaar te zetten. Waar zouden we zijn zonder het bijgeleverde boekje met de stap-voor-stapinstructies? Of heeft u het wel eens geprobeerd zonder? Gegarandeerd dat u dan een paar schroeven over heeft, of dat die lade toch niet zo soepel opent als in de winkel!
Wel nu: de schoonmaak in een fabriek zonder duidelijke procedures en training, is net hetzelfde als het in elkaar zetten van die Zweedse kast zonder boekje.

PROCEDURES EN TRAINING

Geregeld werk ik met klanten om hun schoonmaakprocessen effectiever en/of efficiënter te maken. Vaak zie ik dan dat diegene op de vloer die verantwoordelijk is voor de schoonmaak van een machine of productielijn niet goed getraind wordt hoe dit te doen. Zelfs met de allerbeste bedoelingen is een goed en consistent schoonmaakresultaat onmogelijk zonder de 'ins en outs' van de machine te kennen, over de juiste gereedschappen te beschikken en getraind te zijn op de procedures.

PLAN VAN AANPAK

Een goede schoonmaakprocedure is een accuraat, duidelijk en gedetailleerd omschreven standaardproces voor elke machine (bijvoorbeeld transporteur, mixer ...) en de infrastructuur (bijvoorbeeld muren, afvoeren, plafonds ...). Zo'n procedure maken, is een proces dat initieel wat tijd vergt. De procedure dient gevalideerd te worden op effectiviteit:is het wel echt schoon na het volgen van de procedure? Vervolgens moet die gedurende het initiële gebruik geëvalueerd worden en zo nodig worden aangepast of verduidelijkt.

Meerwaarde

Gedetailleerde schoonmaakprocedures die goed zijn gedocumenteerd, zijn de fundering voor een effectief, efficiënt en duurzaam schoonmaakprogramma in een voedselfabriek. Dit helpt met de planning, geeft de tijd en de resources aan die ervoor nodig zijn, alle benodigdheden en de totale downtime voor de schoonmaak, preventief onderhoud, 'pre-op' enzovoort. Ook zijn deze schoonmaakprocedures de basis om personeel goed op te leiden.

Ter voorbereiding

Wat maakt nu een effectieve en efficiënte schoonmaakprocedure? Een paar belangrijke punten.

• Bepaal uw einddoel. Wat probeert u te bereiken? Bijvoorbeeld het verwijderen van productresten en allergenen tot een niet-detecteerbaar niveau. Is uw schoonmaakdoel 'visueel schoon' of 'microbiologisch schoon'?

• Bepaal de meest effectieve en efficiënte methode voor het schoonmaken. De optimale manier is om te beginnen bij het begin. Observeer de huidige praktijk tijdens de schoonmaak. Kijk naar methoden die worden gebruikt op een bestaande en soortgelijke lijn, met soortgelijke producten om de processen te begrijpen.

• Betrek uw mensen; zij die moeten schoonmaken. Zij weten namelijk precies waar ze iedere dag tegenaan lopen. Zoek uit wat goed werkt om de huidige problemen op te lossen. Praat met de onderhouds- en de veiligheidsverantwoordelijken: wat zijn hun uitdagingen en waarop moeten ze letten in het huidige proces? Zijn er veiligheidsgerelateerde incidenten geweest?

• Zorg dat u voldoet aan bedrijfs- en overheidseisen. Denk hierbij aan dingen zoals chemicaliëngebruik, afvalwater …

PROCEDURE UITSCHRIJVEN

Na deze voorbereidingen bent u klaar voor het eigenlijke opzetten van de procedure. Weet wie het gaat lezen en pas u daaraan aan. Kies voor duidelijke omschrijvingen in de taal van de lezer, weet dat een foto meer waard is dan duizend woorden en leg alles eenvoudig uit, maar zonder details weg te laten. Precies als dat handboek voor die kast: stap voor stap, duidelijk, inclusief afbeeldingen en voor iedereen te begrijpen.